Métodos de elaboración de presupuestos
La elaboración de presupuestos es una parte esencial de la gestión de una empresa. Ayuda a planificar, controlar y supervisar cómo se gasta el dinero. Para gestionar una empresa de manera eficaz, se suelen utilizar cuatro métodos principales de presupuestación: presupuestación incremental, presupuestación basada en actividades, presupuestación flexible y presupuestación de base cero.
- Presupuesto incremental
El presupuesto incremental es un método presupuestario en el que el presupuesto del período actual se basa en el presupuesto del período anterior, con ajustes incrementales (generalmente aumentos o disminuciones) aplicados para el nuevo período. Estos ajustes suelen ser un porcentaje fijo que refleja los cambios previstos en los costes, los ingresos o la inflación.
| VENTAJAS | LÍMITES |
| Sencillez: fácil de implementar, ya que se basa en los datos disponibles. No se requieren cálculos complejos. | Poca motivación para mejorar la eficiencia: dado que los presupuestos se basan en asignaciones anteriores, hay pocas razones para optimizar el gasto o replantear los procesos. |
| Estabilidad de la financiación: garantiza la continuidad en la gestión de los recursos de un año a otro. Los gastos son relativamente fáciles de proyectar. | Inflexible ante los cambios: este método asume que las operaciones comerciales se mantienen estables, por lo que puede no adaptarse bien a eventos inesperados o a cambios en el mercado. |
| Revisión limitada de los gastos: con presupuestos estables e incrementales, es menos probable que la dirección realice revisiones exhaustivas, lo que puede permitir que continúen los errores o los costes innecesarios. |
| VENTAJAS | LÍMITES |
| Sencillez: fácil de implementar, ya que se basa en los datos disponibles. No se requieren cálculos complejos. | Poca motivación para mejorar la eficiencia: dado que los presupuestos se basan en asignaciones anteriores, hay pocas razones para optimizar el gasto o replantear los procesos. |
| Estabilidad de la financiación: garantiza la continuidad en la gestión de los recursos de un año a otro. Los gastos son relativamente fáciles de proyectar. | Inflexible ante los cambios: este método asume que las operaciones comerciales se mantienen estables, por lo que puede no adaptarse bien a eventos inesperados o a cambios en el mercado. |
| Revisión limitada de los gastos: con presupuestos estables e incrementales, es menos probable que la dirección realice revisiones exhaustivas, lo que puede permitir que continúen los errores o los costes innecesarios. | |
| CONCLUSIONES CLAVE | |
| El presupuesto incremental es simple y fácil de usar, lo que lo hace atractivo para muchas empresas. Sin embargo, este método también tiene algunos inconvenientes importantes.
Dado que la presupuestación incremental se basa en presupuestos anteriores, a menudo es conservadora e inflexible. Puede tardar en responder a los cambios internos, como las nuevas prioridades empresariales, o a los cambios externos, como los cambios en el mercado. Para las empresas en el cambiante entorno empresarial actual, esto puede causar problemas. |
|
| Cuándo usarlo | |
| El presupuesto incremental funciona mejor cuando se espera que los gastos y las operaciones de una empresa se mantengan estables, con solo pequeños cambios cada año. Si la empresa está creciendo, cambiando o se enfrenta a condiciones inciertas, por lo general es mejor utilizar métodos de presupuestación más avanzados que permitan la flexibilidad y la innovación. | |
Ejemplo: Presupuesto incremental para una cafetería
| Gasto | Año pasado (€) |
| Alimentos y bebidas | 100 000 |
| Salarios del personal | 80 000 |
| Servicios públicos y alquiler | 20 000 |
Este año, se espera que los costes aumenten un 5 % debido a la inflación y a los aumentos de los precios locales. Mediante la presupuestación incremental, la cafetería ajusta cada partida en un 5 %:
| Gasto | Nuevo presupuesto (€) |
| Alimentos y bebidas | 105 000 |
| Salarios del personal | 84 000 |
| Servicios públicos y alquiler | 21 000
|
Presupuesto total para este año: 210 000 €
La cafetería simplemente toma el presupuesto del año pasado y aplica un pequeño aumento. Este método es sencillo y fácil de usar, pero no cuestiona si cada gasto sigue siendo necesario.
Limitaciones del uso del presupuesto incremental en este ejemplo:
- La inflación y los costes cambiantes, ya que los precios de los ingredientes, los suministros y los servicios pueden cambiar más rápido que los ajustes incrementales.
- Nuevas normativas e impuestos
- Variaciones estacionales o turísticas
- No se tienen en cuenta la innovación y el crecimiento, incluidas las nuevas inversiones.
- Presupuesto basado en actividades (ABB)
El presupuesto basado en actividades (ABB) se centra en las principales actividades que impulsan un negocio y asigna los recursos en función de su importancia. Da prioridad a las tareas y operaciones que generan más valor, lo que permite a la empresa planificar su gasto con mayor precisión. Al examinar qué genera costes y buscar formas de utilizar los recursos de manera eficiente, el ABB ayuda a reducir el despilfarro y a aumentar la rentabilidad. A diferencia de la presupuestación tradicional, que se basa en las cifras del año anterior, el ABB elabora el presupuesto desde cero en función de las necesidades actuales de la empresa, lo que lo hace especialmente útil para las empresas en crecimiento o en proceso de cambio.
El proceso de ABB se lleva a cabo en tres pasos principales:
- Reconocer las actividades clave: identificar las tareas o procesos que generan costes o ingresos para la empresa.
- Medir los niveles de actividad: determinar cuántas veces se produce cada actividad, lo que servirá de base para los cálculos presupuestarios.
- Calcular los costes por actividad: calcular el coste de una sola unidad de cada actividad y multiplicarlo por el nivel total de actividad para estimar el coste total.
Cabe señalar que las empresas más nuevas, que carecen de datos presupuestarios históricos, no pueden utilizar este método.
| VENTAJAS | LÍMITES |
| Ayuda a reducir costes: identifica actividades ineficientes y reduce los gastos innecesarios. | Más caro de implementar: requiere recursos, herramientas y experiencia adicionales para su puesta en marcha. |
| Mejora la asignación de recursos: asigna los presupuestos en función de las actividades reales y las necesidades de la empresa. | Requiere más tiempo para llevarlo a cabo: requiere un análisis detallado y un seguimiento continuo de las actividades. |
| Aumenta la asignación presupuestaria entre departamentos: fomenta la coordinación entre departamentos al vincular las actividades compartidas. | Necesita datos financieros históricos: requiere datos pasados precisos para identificar los generadores de costes de manera fiable. |
| Más control sobre el presupuesto: proporciona una mejor visibilidad sobre dónde y por qué se gasta el dinero. | |
| CONCLUSIONES CLAVE | |
| El presupuesto basado en actividades ayuda a las empresas a comprender cómo se gasta el dinero al vincular los presupuestos a las actividades reales. Mejora el control de los costes y la asignación de recursos al centrarse en lo que realmente crea valor. Sin embargo, el ABB requiere más tiempo, datos y esfuerzo para su implementación, por lo que es más adecuado para empresas con operaciones estables y suficiente información financiera. | |
| Cuándo usarlo | |
| El presupuesto basado en actividades se utiliza mejor cuando una empresa tiene operaciones complejas, múltiples actividades o altos costes indirectos. Es particularmente útil para las organizaciones que buscan un mejor control de los costes, una mayor eficiencia o unos precios más precisos.
El ABB funciona mejor cuando se dispone de datos financieros y operativos fiables. |
|
Ejemplo:
Un restaurante quiere preparar su presupuesto utilizando el presupuesto basado en actividades en lugar de basarse en el gasto del año pasado.
Paso 1: Identificar las actividades clave
El restaurante identifica sus principales actividades:
- Preparar las comidas
- Atender a los clientes
- Limpieza y mantenimiento
Paso 2: Medir los niveles de actividad
Según las previsiones para el próximo mes:
- Se prepararán 2000 comidas
- Se llevarán a cabo 1500 interacciones de atención al cliente
- Se dedicarán 300 horas a la limpieza y el mantenimiento
Paso 3: Calcula el coste por actividad
El restaurante estima el coste de cada actividad:
- Preparación de comidas: 6 € por comida
- Atención al cliente: 4 € por interacción
- Limpieza y mantenimiento: 10 € por hora
Paso 4: Elabora el presupuesto
- Preparación de comidas: 2000 × 6 € = 12 000 €
- Atención al cliente: 1500 × 4 € = 6000 €
- Limpieza y mantenimiento: 300 × 10 = 3000 €
Presupuesto total de ABB: 21 000 €
El presupuesto se elabora en función de las actividades reales y la demanda prevista, no de las cifras del año anterior. Esto ayuda al restaurante a controlar los costes, reducir el desperdicio y asignar los recursos con mayor precisión.
- Presupuesto flexible
El presupuesto flexible permite a una empresa revisar sus ingresos y gastos previstos en función de los resultados operativos reales. En lugar de establecer cifras fijas para todo un año, este enfoque actualiza el presupuesto cuando se producen cambios en el volumen de ventas, los niveles de producción o la demanda de los clientes. Es particularmente útil para las empresas que se enfrentan a fluctuaciones estacionales o a condiciones de mercado inciertas.
El uso de presupuestos flexibles aumentó significativamente durante la crisis de la COVID-19, cuando las organizaciones necesitaban reaccionar rápidamente ante las perturbaciones repentinas. Muchos expertos financieros destacaron la necesidad de alejarse de los presupuestos rígidos a largo plazo en favor de herramientas de planificación más adaptables. Este enfoque sigue siendo relevante hoy en día, ya que las empresas continúan operando en un entorno de cambio económico constante.
Un presupuesto flexible se basa en cuatro componentes clave que trabajan juntos para formar un modelo financiero capaz de adaptarse al rendimiento real del negocio a medida que se produce:
| COMPONENTES | DESCRIPCIÓN |
|
|
|
Estos costes no cambian con las variaciones de la actividad empresarial. Algunos ejemplos típicos son el alquiler, los salarios y los seguros. Los costes fijos establecen una base de costes estable, lo que garantiza que se cumplan las obligaciones esenciales independientemente de los cambios en el volumen operativo. |
|
Estos costes combinan elementos fijos y variables. Algunos ejemplos habituales son las estructuras de remuneración de los vendedores, con un salario base fijo más comisiones basadas en el rendimiento, y los gastos de servicios públicos, que incluyen un cargo fijo por el servicio junto con tarifas basadas en el uso. Los costes semivariables introducen una mayor complejidad, pero ofrecen una representación más precisa de los gastos que fluctúan parcialmente con los niveles de actividad |
|
Representan los importes de ingresos previstos calculados a distintos niveles de actividad empresarial. Los ejemplos típicos incluyen los ingresos por ventas, los cargos por servicio y los ingresos por suscripción. Estimar con precisión los ingresos en diferentes escenarios de actividad es esencial para garantizar que el presupuesto refleje expectativas financieras realistas y objetivos de rendimiento alcanzables. |
3.1 Cómo elaborar un presupuesto flexible
- Selecciona un generador de actividad: elige la medida que mejor represente la actividad empresarial. Aunque los ingresos por ventas se utilizan habitualmente, otros factores, como las unidades vendidas, el volumen de clientes o las horas trabajadas, pueden reflejar mejor la realidad operativa.
- Establece un presupuesto de referencia: desarrolla un marco presupuestario inicial utilizando previsiones o información financiera histórica. Esto proporciona una referencia inicial antes de introducir la flexibilidad.
- Identifica los costes variables y semivariables: determina qué gastos fluctúan con los niveles de actividad y cuáles incluyen componentes tanto fijos como variables. Estos costes se ajustarán a medida que cambie el rendimiento real.
- Define las reglas de ajuste: para cada coste variable o semivariable, establece tasas de ajuste claras vinculadas al factor de actividad (por ejemplo, aumentar el coste de los bienes vendidos en una cantidad fija por cada unidad adicional vendida).
- Supervisa los resultados reales: a medida que los datos reales de la actividad estén disponibles, introdúcelos en el modelo para que el presupuesto recalcule automáticamente los niveles de gasto previstos.
- Revisa y refina los supuestos: vincular los costes a la actividad es un proceso iterativo. Evalúa periódicamente si el presupuesto flexible está generando información significativa y refina los supuestos y los factores de ajuste según sea necesario.
| BENEFICIOS | LÍMITES |
| Se adapta a los niveles de actividad reales: ajusta los presupuestos automáticamente en función de las ventas, la producción o el volumen de clientes reales. | Requiere un conocimiento preciso del comportamiento de los costes: debe clasificar correctamente los costes fijos, variables y semivariables para ser eficaz. |
| Mejora la toma de decisiones operativas: ayuda a los gerentes a responder rápidamente a los cambios en la demanda o el rendimiento. | Puede ser complejo de configurar: necesita fórmulas, factores de ajuste y generadores de actividad para múltiples categorías de costes. |
| Admite el análisis de variaciones: las diferencias entre los resultados reales y el presupuesto flexible ponen de manifiesto la verdadera eficiencia o ineficiencia. | Depende de datos oportunos: requiere información actualizada sobre la actividad y los costes para obtener resultados significativos. |
| Mejor control de los costes: proporciona información sobre cómo los costes se adaptan a las operaciones, lo que evita el gasto excesivo o insuficiente. | Información estratégica limitada: se centra en la alineación operativa a corto plazo en lugar de evaluar si todos los costes son necesarios. |
| CONCLUSIONES CLAVE | |
| El presupuesto flexible permite a las empresas crear presupuestos que se ajustan automáticamente a la actividad empresarial real, lo que proporciona una herramienta dinámica para el control operativo y el análisis del rendimiento. Ayuda a los gerentes a separar las variaciones causadas por los cambios en el volumen de las causadas por la eficiencia o el despilfarro, lo que favorece una mejor toma de decisiones. Sin embargo, el PB requiere una comprensión clara del comportamiento de los costes y datos oportunos, y puede ser más complejo de implementar que los presupuestos estáticos. | |
| Cuándo usarlo | |
| El presupuesto flexible es más útil cuando una empresa experimenta una demanda variable o una actividad operativa fluctuante, como las ventas estacionales en los restaurantes, el tráfico variable de clientes o los volúmenes de producción cambiantes.
El FB funciona mejor cuando las estructuras de costes se comprenden bien y los gerentes tienen acceso a datos precisos y oportunos tanto sobre los niveles de actividad como sobre los gastos. Es particularmente valioso para las empresas que buscan información operativa en tiempo real y un control eficaz de los costes a corto plazo. |
|
Ejemplo:
Un restaurante informal de tamaño medio quiere un presupuesto que se ajuste automáticamente a los cambios en la demanda. La dirección opta por aplicar una metodología de presupuesto flexible estructurado para garantizar que los costes reflejen la actividad comercial real.
Paso 1: Seleccionar la medición de la actividad de ventas
El restaurante identifica el número de comensales atendidos al mes como el principal impulsor de la actividad, ya que influye directamente en el uso de alimentos, las horas de trabajo y los servicios públicos con mayor precisión que los ingresos por sí solos.
Paso 2: Establecer un presupuesto de referencia
Basándose en datos históricos y previsiones, la dirección elabora un presupuesto mensual inicial partiendo de 5000.
| Categoría de costes | Supuesto presupuestario (€) |
| Alimentos y bebidas | 40 000 |
| Mano de obra por hora | 30 000 |
| Servicios públicos | 4 500 |
| Alquiler | 5 000 |
| Salarios de la dirección | 7 000 |
Esta línea de base proporciona un punto de referencia, pero no se trata como fija
Paso 3: Identifica los costes variables y semivariables
| Categoría de coste | Tipo de coste |
| Alimentos y bebidas | Variable |
| Mano de obra por hora | Variable |
| Servicios públicos | Semivariable |
| Alquiler | Fijo |
| Salarios de la dirección | Fijos |
Paso 4: Definir las reglas de ajuste
Los factores de ajuste se establecen utilizando el generador de actividad (comensales atendidos):
- Alimentos y bebidas: 8 € por comensal
- Mano de obra por hora: 6 € por comensal
- Servicios públicos: 2000 € fijos + 0,50 € por comensal
- El alquiler y los salarios de la dirección permanecen fijos
Estas reglas permiten que el presupuesto se adapte automáticamente.
Paso 5: Supervisar el rendimiento real
A final de mes, la actividad real es de 6000 comensales, más de lo previsto.
El presupuesto flexible recalcula los costes previstos:
| Categoría de costes | Cálculo | Presupuesto flexible |
| Alimentos y bebidas | 6000 x 8 € | 48 000 |
| Mano de obra por hora | 6000 x 6 € | 36 000 |
| Servicios públicos | 2000+ (6000 x 0,5 €) | 5 000 |
| Alquiler | Fijo | 5 000 |
| Salarios de la dirección | Fijo | 7 000 |
| Coste total | 101 000 | |
Paso 6: Revisar y perfeccionar
La dirección compara los costes reales con el presupuesto flexible de 6000 comensales, no con el presupuesto estático original. Cualquier variación refleja ahora la eficiencia operativa (desperdicio, productividad, precios), en lugar de las diferencias de volumen.
Con el tiempo, el restaurante refina:
- Supuestos de coste por comensal
- Estándares de programación de la mano de obra
- Tasas de uso de servicios públicos
para mejorar la precisión y la utilidad del modelo.
- Presupuesto base cero
El presupuesto base cero (ZBB) es una metodología presupuestaria en la que todos los ingresos y gastos de un período determinado se planifican y justifican partiendo de una base cero, en lugar de derivarse de los presupuestos de períodos anteriores. Con el ZBB, cada coste debe evaluarse explícitamente, justificarse y alinearse con los objetivos estratégicos o financieros antes de asignar los recursos.
En un contexto organizativo, el ZBB sirve como una herramienta rigurosa de planificación y control que traduce los objetivos estratégicos en planes financieros detallados y medibles. Al exigir la justificación de cada gasto, refuerza la disciplina en materia de costes, impone la responsabilidad y la rendición de cuentas, elimina los gastos ineficientes o que no aportan valor añadido y redirige los recursos hacia iniciativas de alta prioridad y alto rendimiento.
En esencia, el presupuesto base cero es un enfoque disciplinado y orientado a los objetivos para la planificación financiera que hace hincapié en la toma de decisiones intencional, la transparencia y la alineación entre los recursos y los resultados deseados.
